Majetek od pořízení po likvidaci

Myslíte si, že se vás téma majetku netýká, protože v podstatě žádný nemáte? Dost možná se pletete. Jestli tyto řádky čtete na firemním počítači nebo telefonu, tak se pletete určitě! Nebo o majetku firmy víte a doufáte, že kromě zaúčtování faktury za nákup už nic dalšího dělat nemusíte? Zase chyba.

Ale nebojte se, po přečtení tohoto článku budete mít k dispozici přesný a jednoduchý návod, jak vše uvést do pořádku. A nebudete se trápit hledáním materiálů, formulářů a postupů kdesi na internetu. Vše je tady. Jednoduše, rychle, přehledně. Pojďme se tedy pustit do práce.

První věc, kterou je třeba zmínit je fakt, že se tento článek zaměřuje na dlouhodobý hmotný majetek. Tímto označením myslíme majetek, který ve firmě používáme dobu delší než 1 rok. Nedávám zde žádný finanční limit, protože ten záleží na stanovení danou účetní jednotkou (což zanese do své interní směrnice).

Protože chci, aby pro vás byl článek srozumitelný a neztráceli jste čas čtením sáhodlouhých textů, rozdělila jsem vše do samostatných bloků podle jednotlivých stádií života majetku ve firmě. Kdo by chtěl proniknout do účetních tajů souvisejících s majetkem, může se přihlásit do kurzu, kde se majetku věnuji opravdu velmi podrobně.

Máme nové miminko aneb způsob pořízení majetku

Dnes si jistě pamatujete, že jste si právě koupili nový počítač do firmy, ale za měsíc, rok nebo 3 roky už budete konkrétní datum koupě lovit z paměti patrně těžko. Proto je více než taktické uchovat si doklad, na základě kterého se váš majetek rozrostl o další exemplář.

A jaké jsou nejčastější formy pořízení majetku?

• faktura – nejběžnější způsob pořízení; obdržíme jí při koupi daného majetku (poznámka pro účetní – fakturu účtujeme vždy na účet dodavatele, tzn. 321)
• smlouva – dost podobná forma pořízení, jako u faktury; liší se jen způsob účtování (nepoužíváme účet 321, ale účet 325)
• převod práv – možná při podnikání používáte soukromý telefon, notebook nebo dokonce auto; i tak tento majetek můžete vést v účetnictví firmy a ještě na něj uplatňovat daňově uznatelné náklady; v tomto případě se o samotném majetku neúčtuje, ale přejdeme rovnou k povinné evidenci
• vklad společníků – při založení společnosti byla smlouvou stanovena výše finančního vkladu jednotlivých společníků; z jejich rozhodnutí může být do firmy vložen osobní majetek v hodnotě sjednaného finančního vkladu; zde účtujeme na kapitálové účty třídy, tedy účtová třída 4

Účetní se teď možná začnou ptát, jaký účet použijeme na stranu MD účetních souvztažností. V tomto ohledu je má odpověď trošku vyhýbavá. Proč? Protože záleží na interní směrnici dané účetní jednotky. V ní se totiž musíme dočíst, jaká je hranice pro účtování o majetku na jednotlivé účty.

Do hry nám totiž vstupuje zákon o dani z příjmů, který oblast majetku komplikuje odpisy. Z daňového hlediska je hranice odpisovaného majetku stanovena částkou 80 tis. Kč bez DPH (v případě plátců), ale účetní hledisko se odvolává na příslušnou směrnici účetní jednotky.

Zde máme na výběr hned několik variant.

• účty dlouhodobého majetku – účtová třída 0 – pokud majetek spadá dle daňového hlediska do skupiny odepisovatelného, patří jednoznačně sem; pokud je hodnota nižší, můžeme jej vést rovněž na této třídě, ale určitě ho analyticky oddělit
• účty zásob – účtová třída 1 – možná to někoho překvapí, ale tato účtová třída se běžně používá k vedení majetku s nižší pořizovací cenou; jak jsem již uvedla v úvodu článku, přesné finanční rozpětí záleží na každé účetní jednotce; horní hranice je většinou dána úrovní pro odepisování (ten se účtuje vždy na účty účtové třídy 0), tzn. do 80 tis. Kč
• nákladové účty – účtová třída 5 – mnoho firem účtuje do nákladů vše, co se neodepisuje, ale to je zásadní chyba! Osobně doporučuji, zařadit sem jen takový majetek, který má opravdu nízkou pořizovací cenu (i tak se však musí evidovat kvůli inventarizacím a případným souvisejícím nákladům).

Rodný list majetku aneb povinná evidence

Pořízený majetek je třeba zařadit dle firemní směrnice o nakládání s majetkem. V tomto dokumentu musí být přesně popsáno finanční rozpětí jednotlivých skupin majetků (drobný, neodepisovatelný, odepisovatelný) a jejich povinná evidence.

U drobného majetku je situace poměrně jednoduchá. Stačí jej zanést do seznamu drobného majetku, který musí kromě jiného obsahovat i odkaz na doklad, kterým byl majetek pořízen a evidenční číslo, pod kterým je majetek veden při inventarizaci.

Majetek s vyšší pořizovací cenou si jednoznačně zaslouží celou složku, která obsahuje aspoň základní dokumenty o životě majetku v naší společnosti. V této složce bychom měli rozhodně nalézt tyto dokumenty:

• doklad, na základě kterého byl majetek pořízen (fakturu, smlouvu, protokol ocenění při vkladu atd.)
• protokol o zařazení do užívání – dokument obsahuje zejména informace o stanovení pořizovací ceny, evidenční číslo a datum od kdy je ve firmě majetek používán
• odpisový plán – u odepisovatelného majetku je stanovena částka pravidelného odpisu (tedy míry opotřebení majetku v čase) z hlediska účetního i daňového
• veškeré další doklady, které se s majetkem pojí – např. doklad o technickém zhodnocení, protokol o případné škodě atd.
• protokol o vyřazení (ten si rozebereme na závěr tohoto článku)

Opotřebení v důsledku používání majetku

Před mnoha lety jsem byla u lékaře kvůli špatně se hojící ráně na ruce. Paní doktorka mi tenkrát řekla, ať se nedivím, protože od narození už všichni vlastně jen chátráme. Stejné je to i s majetkem používaným v naší firmě.

Protože máme povinnost evidovat majetek v rozvaze vždy v zůstatkové ceně (tedy v ceně, za kterou by byl majetek v reálném čase prodejný). Míra opotřebení se do účetnictví zaznamenává formou měsíčních odpisů. Pro přehlednost uvádím základní pojmy, které s opotřebením majetku používáme.

• odpisy – rozeznáváme účetní (pro zaznamenání skutečné míry opotřebení majetku) a daňové (díky kterým uplatňujeme snížení pořizovacích nákladů do daňově uznatelných nákladů)
• opravné položky – snižují pořizovací cenu majetku, ale pouze dočasně. Používáme je například v okamžiku, kdy byla při inventarizaci zjištěna nefunkčnost majetku, ale po opravě bude opět funkční
• oprávky – tento záludný název není nic jiného, než součet odpisů za celou dobu odepisování

Technické zhodnocení nebo oprava bývá někdy pěkná věda

Protože tento článek představuje všechny základní oblasti života majetku, nemohu nezmínit případnou doplňkovou investici do majetku. Nejdůležitější je, abychom správně definovali, do které kategorie investice do majetku spadá.

Oprava – je taková investice, při které nedochází k žádnému vylepšení opravovaného majetku. To znamená, že na majetku vyměňujeme část stejné za stejné. Například pokud u budovy vyměníme okna a nedojde ke změně velikosti oken nebo materiálu, který by změnil vnitřní klima budovy, jedná se o opravu.

Technické zhodnocení – je logicky opakem opravy. Pokud tedy například do budovy nainstalujeme klimatizaci, která původně součástí budovy vůbec nebyla, jedná se bezesporu o technické zhodnocení.

Možná někdo namítne, proč s tím nadělám tolik povyku. Hned vám to objasním. Oprava je chápána jako přímý náklad, což má za následek okamžité zahrnutí do nákladů firmy. Zjednodušeně řečeno – co zaplatíme za opravu, rovnou si odečteme v nákladech.

Technické zhodnocení jsem již zmínila v odstavci zaměřeném na povinnou evidenci. Kromě toho, že dokumenty související s technickým zhodnocením mají být součástí složky příslušného majetku, dotkne se nás významně i z pohledu daní.

Hodnotu technického zhodnocení nemůžeme uplatnit přímo v nákladech tak, jak tomu bylo u opravy, ale naopak jí připočítáme k pořizovací ceně majetku. A co to pro nás prakticky znamená? O hodnotu technického zhodnocení se nám navýší zůstatková cena a ta se postupně odepisuje společně s majetkem.

Důvody vyřazení z užívání

Znáte rčení: „Nic netrvá věčně, ani láska k jedné slečně“? 🙂 Stejně tak ani náš majetek nebude ve firmě na věky. Existuje několik důvodů, které mohou vést k vyřazení majetku z užívání. Pojďme se na ně společně podívat.

• škoda vedoucí k likvidaci – stává se, že majetek dojde úhony, která je buď neopravitelná nebo firma rozhodne, že prostě investovat do opravy nebude. Pak nezbývá než majetek vyřadit. Jednoznačně je v tomto případě nutné, abychom měli písemný doklad popisující rozsah škody (škodní protokol, šetření policie nebo odborný posudek)
• převod práv – firma se může rozhodnout, že už dál majetek nebude využívat a převede ho na některého ze společníků nebo zaměstnanců firmy. Samozřejmě záleží na množství dalších ukazatelů (zůstatkové hodnotě, způsobu převodu atd.).
• prodej – v tomto případě se jedná o standardní nakládání s majetkem firmy. Pozornost je třeba věnovat pouze tomu, zda prodejní cena odpovídá ceně zůstatkové
• ukončení odepisování – někdy firma uvažuje tak, že v okamžiku ukončení odepisování (tedy v okamžiku nulové zůstatkové ceny) nechce majetek dále držet. Často jej pak převede na někoho z firmy (viz převod práv). Pozor si dejte jen na to, aby tento převod nezaváněl účelovostí. Když například „účetně odepíšete“ zcela nový počítač za 3 roky s argumentem, že už je nepoužitelný, ale jeho reprodukční cena může být ještě několik desítek tisíc, finanční úřad bude mít patrně naprosto jiný názor a vás to bude daňově bolet 🙂

Ať už je důvod vyřazení majetku jakýkoli, po přečtení tohoto odstavce jistě chápete, že vždy musí být písemně podložen. V tomto odstavci jsem se nezmiňovala o daňovém dopadu vyřazení majetku, protože to by vydalo na další článek. Pojďme si jen shrnout účetní zápisy, které leccos napoví.

Pro lepší představu si vezmu praktický případ, kdy vyřazujeme firemní automobil, který ještě nemá nulovou zůstatkovou cenu. Jak tedy budou vypadat účetní souvztažnosti v případech, které jsem uvedla výše?

• škoda – interní doklad na základě škodního protokolu 549/082
• převod práv – pokud právo užívání přechází na společníka firmy, interním dokladem 355/082
• prodej – na základě FV 311/641
• ukončení odepisování – tímto krokem budou účetně končit i všechny předešlé případy. Podkladem je protokol o vyřazení z užívání (viz další odstavec) a účetní souvztažnost 022/082 v plné pořizovací ceně.

Závěrečná evidence

A máme hotovo. Majetek je vyřazen a tím jeho cesta naší firmou končí. Jak už to tak ale bývá, chybí nám ještě pověstná třešnička na dortu. Jak již z celého článku víme, evidence majetku závisí na jeho zařazení. Pokud tedy vyřazujeme drobný majetek, stačí ho vyškrtnout ze seznamu. Tedy, přesněji řečeno, dopsat do seznamu datum a důvod vyřazení. Další rok se již v seznamu vyřazený majetek neobjeví.

U dlouhodobého majetku, který má vlastní složku nestačí jen napsat, že byl majetek vyřazen. Rozhodně doporučuji přiložit i dokument s důvodem vyřazení (viz předchozí odstavec). To ale ještě není všechno. Posledním dokladem je dokument, který uzavře celou složku. Je to:

• protokol vyřazení z užívání, který obsahuje způsob a důvod vyřazení, datum vyřazení a další potřebné informace

A to už je opravdu všechno. Pokud jste dočetli až sem, máte již kompletní představu o pohybu, účtování a potřebném zdokladování celého života majetku firmy. Věřím, že vám článek poskytl přehledný návod, jak z majetkem pracovat a naplnil vaše očekávání.

Pokud jste tak ještě neučinili, budu ráda, když se přidáte k odběratelům mých novinek. Stačí si jen stáhnout eBook zdarma a už vám nic dalšího neunikne. Sledovat mě můžete rovněž na facebooku, kde pro vás připravuji další videa, kvízy a soutěže.

Těším se na viděnou kdykoli, kdekoli a jakkoli.