Účtování záloh a jejich evidence

Běžně se setkáváme se zálohami nejen v podnikání, ale i v soukromém životě. Nejčastějším příkladem jsou zálohy na energie v rámci naší nemovitosti nebo pronájmu prostor ať už k podnikání nebo bydlení. My se teď podíváme na zálohy z účetního hlediska.

Zálohy dělíme na přijaté a vydané.

Zatímco přijaté zálohy účtujeme všechny na jeden účet, zálohy vydané přiřazujeme na účty podle toho, na jakou oblast je záloha určena. Všechny zálohy je nutné důkladně evidovat a na konci účetního období rovněž pečlivě inventarizovat.

Přijaté zálohy

Každá přijatá záloha představuje z pohledu účetnictví závazek toho, kdo jí přijal. Z toho důvodu je potřeba, účtovat jí na závazkové účty třídy 3. Nejčastěji se pro tento účel používá účet 324 – Přijaté provozní zálohy.

Pokud to charakter účetní jednotky vyžaduje, je možné členit tento účet analyticky a tím blíže specifikovat konkrétní druh přijaté zálohy. Důležité je rovněž popsat nakládání se zálohovým účtem v interní směrnici včetně faktické evidence a pravidelné inventarizace.

Likvidace zálohy nastává zpravidla 2 způsoby:

1. vrácením přijaté zálohy – v případě, kdy záloha pozbyla smysl
2. započtením s pohledávkou – nejčastěji s účtem 311 – Odběratelé

Poskytnuté zálohy

Jak jsem se již zmínila v úvodu, poskytnuté zálohy členíme podle konkrétního smyslu, za jakým byla záloha našemu dodavateli poskytnuta. Poskytnutá záloha je až do okamžiku evidována jako naše pohledávka vůči dodavateli.

Konkrétní účty používané na zachycení poskytnutých záloh jsou:

• 052 – Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek
• 151 – Poskytnuté zálohy na materiál
• 314 – Poskytnuté provozní zálohy

Jak už je ze samotného názvu účtu patrné, oddělujeme převážně zálohy na dlouhodobý majetek, zásoby a provoz firmy. Toto členění je důležité hlavně kvůli dopadu na účetní Rozvahu, abychom jasně definovali stav a druh firemních aktiv.

Likvidace záloh je zpravidla:

1. přijetím zpět dříve poskytnuté zálohy – v případě, kdy záloha pozbyla smysl
2. započtením se závazkem – nejčastěji s účtem 321 – Dodavatelé

Společné rysy záloh přijatých a vydaných

O zálohách se účtuje až v okamžiku přijetí nebo vydání peněz, tzn. na základě bankovního výpisu nebo pokladního dokladu.

Zálohy standardně nerozlišujeme podle doby splatnosti – na dlouhodobé a krátkodobé. Pokud to není pro naši evidenci nebo snazší orientaci nutné. Pokud ano, většinou volíme pro členění analytické účty.

Pokud není záloha zlikvidována ani k poslednímu dni daného účetního období, musí proběhnout její inventarizace. To znamená, že se prověří, zda je záloha oprávněná a pokud ano, popíše se do inventarizačního protokolu.