Bez datové schránky se podnikat nedá!

Ministerstvo spravedlnosti vydalo ke konci roku 2023 informaci, že je stále téměř 450 tisíc podnikatelů, kteří se nepřihlásili do svých datových schránek. Nejste mezi nimi náhodou i vy? Občas totiž od svých klientů slyším rezolutní:

„Já datovku nepotřebuji“

Nejde jen o to, zda datovou schránku chcete nebo ne. Úřad uznal, že jí potřebujete, ať je vaše představa jakákoli. Pokud tedy děláte mrtvého brouka a nepřihlásili jste se do ní, z pohledu úředníků to není jejich problém.
Vesele vám do schránky zasílají informace a 10den od zaslání je považují za doručené. Ve schránce na vás může čekat zpráva z finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení nebo dokonce od exekutora.

Nedávno mi klient řekl, že mu tam nic přijít nemůže, když aktivně nepodniká. Když jsem ho donutila schránku otevřít, našel tam pokutu za špatné parkování. Byla „jen“ na 500 Kč a vše okamžitě vyřešil. Jak by však situace dopadla, kdyby se do datovky nepodíval? Nechci malovat čerta na zeď, ale z praxe znám „pidi pokuty“, které se díky nečinnosti dlužníka a aktivitě exekutora vyšplhaly až na deset tisíc.
To považuji opravdu za draze nabytou zkušenost!

Co musíte každopádně vědět?

Pokud jste si kdysi zřídili datovou schránku na vlastní jméno (ne na podnikatelské IČO), nemyslete si, že to stačí. Z moci úřední vám byla zřízena datové schránka i na IČO, takže teď máte rovnou 2 datovky, které musíte hlídat!

Doporučuji tedy, přestat bojovat proti datové schránce a raději jí začít využívat ke komunikaci, jak jen to jde. Až opadne první strach z nového, věřte, že se dostaví úleva a radost z pomocníka, díky kterému nebudete muset trávit hodiny na úřadech nebo na poště.

Co datová schránka umí?

Pokud máte pouze základní (neplacenou verzi), můžete jejím prostřednictvím komunikovat s úřady a některými institucemi. Odpadne tak obava z toho, že některé dokumenty nestihnete odeslat v předepsaném termínu nebo se nějaký úřední dopis poštovní cestou zatoulá.

1. registrace na úřady
2. zasílání daňových přiznání
3. přijímání Přehledů o zaplaceném pojistném na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění
4. zasílání Přehledů o příjmech a výdajích OSVČ
5. komunikace s úřady (žádosti, změny údajů atd.)

Velký bonus pro podnikatele vidím hlavně v tom, že díky datové schránce máme o měsíc prodloužené termíny pro podání daňových přiznání a Přehledů o příjmech a výdajích. Myslím, že to potěší nejen vaše účetní, ale i některé zaryté odpůrce datových schránek.

A jak tedy postupovat při přihlášení?

Prověřte, zda máte k dispozici přihlašovací údaje. Pokud ano, přihlaste se na MOJE DATOVÁ SCHRÁNKA a údaje vyplňte. Může se stát, že údaje již nebudou platné například proto, že jste se do datové schránky nepřihlásili včas pro aktivaci nebo jste si nezapamatovali zvolené heslo pro přihlášení.

Nebojte, nic se neděje! Stačí se s občanským průkazem a IČem osobně dostavit na nejbližší Ctech Point. Tam požádáte o vygenerování nových přístupových údajů. Po ověření vaší totožnosti budou údaje vygenerovány a vy dostanete novou lhůtu pro aktivaci schránky. První žádost o opětovné přihlašovací údaje máte zdarma, další jsou již zpoplatněné.

Upozorňuji, že při standardním nastavení datové schránky musíte po uplynutí 90 dnů obnovovat vaše přístupové heslo. Pokud vám to přijde zbytečné, můžete si v datové schránce nastavit neomezenou platnost hesla. Stačí si vpravo nahoře otevřít Nastavení a následně v sloupci vlevo kliknout na Možnosti přihlášení a Platnost hesla zadat „neomezeně“.

Osobní doporučení

Aby vám už žádná nová zpráva neunikla, doporučuji nastavit upozornění o nové zprávě do vámi používaného e-mailu. Kdykoli do datové schránky přijde zpráva, obdržíte e-mail. A jak se toto nastavení provede?

Otevřete si datovou schránku a vpravo nahoře zvolte: Nastavení. Následně se podívejte do sloupce vlevo, zvolte zde: Notifikace a Notifikace e-mailem. Ukáže se vám prostor, kam můžete svůj e-mail zadat. Pak stačí jen změnu uložit a máte hotovo.

Věřím, že si novou službu brzy oblíbíte a začnete jí aktivně využívat. Pokud vás téma zaujalo a rádi byste se dozvěděli i další podnikatelské vychytávky, podívejte se na obsah kurzu První krůčky podnikatelky. Určitě se dozvíte i další praktické kroky, které administrativu vašeho podnikání pěkně učešou a obohatí.