Inventarizace a příprava na ukončení účetního období

Řešíte obavy z blížícího se ukončení účetního období a s tím spojené uzávěrkové práce? Možná nevíte, co všechno je potřeba udělat, na co si dát pozor nebo co kam zaúčtovat. Ulevilo by se vám, pokud byste našli všechny nejdůležitější body na jednom místě? Pak jste tu správně!

Připravila jsem pro vás přehled nejdůležitějších kroků, které jsou seřazeny tak, aby na sebe logicky navazovaly. Držte se jich a proplujete koncem účetního období lehce a hladce. S každým letošním tématem se pojí i jedna účetní procházka, kterou jsem pro vás natočila.

V 1.dílu jsem představila celý projekt. Kdo nechce ani minutu čekat, může video posunout na 4:48 od kdy se již věnuji čistě inventarizaci. Pro ty z vás, kdo si nechcete psát poznámky jsem připravila i přehled toho nejdůležitějšího pod videem.

Doufám, že teď už je pro vás proces inventarizace pochopitelnější a přejdeme k avizovanému shrnutí.

Postup v bodech

• kontrola účetního programu – zda se konečný zůstatek účtů loňského roku shoduje s počátečním zůstatkem roku letošního (ač se to zdá jako banalita, je to velmi důležité)
• inventarizace – zůstatky jednotlivých účtů je třeba porovnat na skutečný stav a vypořádat případné inventarizační rozdíly
• závěrkové operace – pokud účtujete zásoby způsobem A, je třeba doúčtovat materiál a zboží na cestě (tzn. účty 119 a 139)
• časové rozlišení – zkontrolovat aktuálnost zůstatků na těchto účtech a navedení případných dalších dokladů, které je třeba časově rozlišit
• dohadné účty – prověřit, zda nevíme o skutečnostech, které by zakládaly povinnost účtovat na dohadných účtech a vyrovnat případné loňské dohady
• odpisy pohledávek – přeúčtovat pohledávky po splatnosti na zvláštní analytické účty a odúčtovat takové pohledávky, které zákon umožňuje
• kurzové rozdíly – pokud účtujeme cizoměnné operace, nesmíme zapomenout na přepočet zůstatků k poslednímu dni účetního období a odúčtovat případné rozdíly
• zůstatky účtů nezahrnovaných do Rozvahy – tím myslím hlavně účet 395 a výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení, pokud na těchto účtech máte zůstatky z loňska

Pokud vám to stačí takto v bodech, super! Možná by vám pomohlo ještě prohlédnout si můj eBook „Rozvaha pro ne/účetní“ s doplňujícími videi. Jestli potřebujete trošku více informací, podívejte se na jednotlivé odstavečky níže, kam jsem se pokusila napsat do nejdůležitější.

Kontrola účetního programu

První pohled každého účetního auditora směřuje k zůstatkům jednotlivých rozvažných účtů předešlého roku a jejich shoda s počáteční hodnotou roku letošního. Možná namítnete, že to přeci dělá „sám počítač“, ale ruku na srdce. Spolehnete se na nějaký stroj? 🙂

Než tedy začnete s jakoukoli další činností, podívejte se, zda již máte v účetnictví loňský roku uzavřený, vytiskněte si zůstatky účtů a porovnejte je s počátečním stavem letošního roku. Tak co, sedí to? Paráda! Máte první krok hotový.

Inventarizace

Procesem inventarizace se zabývám v celém jednom výukovém kurzu, ale pro potřeby tohoto článku vám nastíním jen to nejdůležitější. Účty si rozdělte na 2 skupiny – určené i pro fyzickou inventuru (tedy zásoby, majetek, pokladna) a ty pro inventuru dokladovou (všechny ostatní rozvažné účty)

Ty podléhající dokladové inventuře pěkně jeden po druhém otevřete a zkontrolujte, zda zůstatek sedí na doklady, které tam opravdu mají být. Hlavně si dejte pozor na zůstatky pohledávek a závazků a jejich správné časové zařazení.

U fyzické inventury počkejte na zápisy od osob, pověřených inventuru provést, a pak porovnejte zjištěné skutečné stavy se zůstatky na účtech. Shodují se? Paráda, už nemusíte vůbec nic dělat! Neshodují? Tak hurá na zaúčtování inventarizačních rozdílů. Stav účtu se musí rovnat výsledku fyzické inventury.

Závěrkové operace

Pokud účtujete o zásobách způsobem B, nemáte tolik práce. Stačí jen získat informace o zůstatcích zásob z fyzické inventury a zaúčtovat ho na příslušné účty účtové třídy 1 (tedy samozřejmě až poté, co odúčtujete zůstatky z minulého roku.

Pokud vedete zásoby v průběhu roku na účtech účtové třídy 1, musíte kromě porovnání s výsledky fyzické inventury provést ještě jednu kontrolu. Podíváte se, zda máte vyrovnané účtu 111 a 131. Pokud jsou na těchto účtech zůstatky, nezapomeňte je přeúčtovat na účty 119 a 139. Pokud to situace vyžaduje, použijte dohadné účty.

Časové rozlišení

Každá účetní jednotka by měla pečlivě zvážit povinnost použití účtů skupiny 38, tedy účtů časového rozlišení. Minimálně pro rozdělení pohledávek a závazků po splatnosti jsou tyto účty opravdu vhodné. Pokud je např. faktura přijatá splatná až v následujícím roce, měla by být vedena na účtu 383 (výdaje příštích období) nikoli na účtu dodavatelů (tedy 321).

Před uzavřením účetního období je proto vhodné, projít všechny účty skupiny 38 a zkontrolovat, zda na nich evidované zůstatky opravdu patří do kategorie účtů časového rozlišení nebo zde evidujeme něco, co už dávno není pravda.

Máte pocit, že potřebujete vědět více? Možná vám pomůže krátké video, které jsem natočila na přání mých klientů. Dozvíte se v něm naprosté základy k jednotlivým účtům časového rozlišení doplněné, jak již u mě bývá zvykem příklady z praxe.

Dohadné účty

Víte, kde se používají dohadné účty? V praxi se setkávám s tím, že účetní tyto účty příliš nepoužívají. Přitom je třeba mít neustále na paměti fakt, že jakákoli situace, o které jsme se dozvěděli a patří do stávajícího účetního období musí být v účetnictví podchycena.

Takže pokud třeba víme, že pojišťovna řeší naši pojistnou událost, je naší povinností vytvořit dohadný účet. Hodnotu plnění pouze odhadneme (proto dohadný účet). Po dořešení celé události zrušíme dohadný účet a zaúčtujeme příslušný výnos dle pojistného plnění.

Odpisy pohledávek

I evidence pohledávek po splatnosti patří do kategorie nepříliš používaných účetních úkonů. Pokud ovšem nějaké pohledávky po splatnosti evidujeme, je vhodné, vzít si k ruce Zákon o účetnictví a Zákon o rezervách, kde se dočteme všechny potřebné detaily pro tuto operaci.

Každopádně všechny pohledávky po splatnosti je nutné pečlivě evidovat a případné odpisy pohledávek uchovávat k následnému snadnému dohledání a doložení.

Kurzové rozdíly

Pokud ve firmě používáme jakoukoli cizí měnu, jistě známe povinnost převádět vše v účetnictví na českou korunu. Jakým konkrétním způsobem záleží na naší interní směrnici.

Ať už máme nastaveno cokoli, zákonem stanovený přepočet na CZK je i k poslednímu dni účetního období. Proto je nutné před uzávěrkou tento přepočet provést (dle platného kurzu ČNB ke dni účetní uzávěrky, tedy většinou k 31.12.).

Vzniklé kurzové rozdíly přeúčtujeme na účet 563 nebo 663. Tento přepočet provádíme nejen u finančních účtů (tj. u banky a pokladny), ale i u všech cizoměnných pohledávek a závazků (tedy faktur vydaný a přijatých).

Zůstatky účtů nezahrnovaných do Rozvahy

Už se vám někdy stalo, že po příkazu účetnímu programu vyběhla hláška, že se nerovná strana aktiv a pasiv v Rozvaze? Pokud ne, jste šťastné osoby. Zda-li ano, možná si ještě vybavíte tu paniku, která projela vaším tělem. Aby se tato nepříjemná situace neopakovala, doporučuji prohlédnout hlavně tyto účty.

Peníze na cestě (účet 261) bývá v některých programech zařazen jako účet „nevstupující do rozvahy“. A to bývá hlavní problém bilanční kontinuity (tedy toho zda se ne/rovná strana aktiv a pasiv v rozvaze). Pokud je zůstatek na tomto účtu oprávněný, musí být účet nastaven na stejné řády Rozvahy, jako například pokladna.

Vnitřní zúčtování (účet 395) už v názvu avizuje, že ho v Rozvaze asi nenajdeme. Na tento účet někdy počítač sám převede naše pokusy o zápočet pohledávek a závazků. Někdy účet využíváte zcela vědomě. V každém případě však ke konci účetního období žádné zůstatky obsahovat nemůže.

Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení (účet 431) máte možná již vyrovnán, ale pokud ne, je čas se mu pověnovat. Záleží na tom, jaký je – tedy zda společnost dosáhla zisku nebo ztráty. Pokud zisku a jednatelé společnosti nerozhodli o tom, jak se má být přerozdělen, přeúčtujete zůstatek na nerozdělený zisk minulých let. Tedy 431/428. Jestli zůstala společnost ve ztrátě, zaúčtujte 429/431.

A máme hotovo! Doufám, že vám tento článek pomohl pochopit nejzákladnější kroky, vedoucí k poklidnému ukončení jednoho účetního období a přípravě podkladů pro daňové přiznání. Pokud máte pocit, že toho bylo málo, mohu vám nabídnout mou osobní pomoc.

Připravila jsem pro vás kurz, který je doslova nabušený vším, co potřebujete udělat, aby jste mohli bezpečně a hlavně bezchybně rok uzavřít. Kromě teorie obsahuje obrovské množství praktických příkladů, které můžete použít jako vzor vlastního účetnictví.

Dále v něm najdete návodná videa, která vás provedou daným tématem a hlavně obsahuje i formuláře a praktické vzory účetních směrnic, které můžete použít pro vlastní účetní jednotku. A pokud i to nestačilo, máte možnost se osobně potkat i se mnou a položit mi otázky, které vám vrtají hlavou.

Podívejte se na stránku k tomuto kurzu a pokud budete mít další otázky, napište mi.