Adventní úklid aneb 4 dobré rady

Ptáte se, proč na stránkách on-line vzdělávacího střediska, zaměřujícího se na účetnictví, píši o úklidu? Nebo vás napadá, že uklidit je třeba i v účtárně, ale nerozumíte této připomínce v předvánočním čase…

Co má tedy pro účetní společného úklid a advent?

Většina žen se při tomto slovním spojení lehce orosí a možná se i trošku znechuceně ušklíbne. Osobně jsem přesvědčena o tom, že mnohem lepší je užívat si klidu a pohody, než pobíhat s prachovkou a vysavačem.

V účtárně však zastávám opačný názor!

Pokud si totiž do konce roku vyhradíme čas na pěkný úklid našich dokladů, začátkem příštího roku, kdy mnoho účetních doslova padá pod náporem účetní závěrky na kolena, prožijeme v klidu a pohodě.

A to už za trošku pozornosti stojí, nebo ne?

A o čem tu chci psát?

Během učení jsem se často setkala s posluchači, účetními, kteří první 3 měsíce v roce chodili jak těla bez duše. Dny a někdy i noci trávili nad doklady. Účtovali, opravovali, dohledávali…

Koncem března podali daňové přiznání a často padli s nějakou nemocí. Tělo si prostě po tak náročných měsících vyžádalo svůj čas na regeneraci. Často jsem se pak s nimi potkala i při mé terapeutické praxi, ale to je jiný příběh.

Dnes chci psát o tom, co považuji za nesmírně důležité, a to je příprava na účetní závěrku. Všichni víme, že jednou ze zásad účetnictví je věrný a pravdivý obraz, který je podložen inventarizací.

Jak tedy pracovat, abychom dostáli zásadám zákona, měli v účetnictví pořádek a pracovali v optimálním poměru čas a výkon? Níže jsem shrnula nejdůležitější kroky, které nám pomohou ke klidnějšímu životu i během závěrek.

1. Vytvořit a dodržovat určitý systém

Jednoznačná organizace práce je klíč ke klidu a snadné orientaci v účetnictví. Pokud přesně vím, kde a jak mám co uložené, nebudu se opakovaně zdržovat hledáním.

Vytvořte si tedy jasně daný systém zakládání dokladů.

Základní členění bývá většinou jasné: faktury vydané, faktury přijaté, bankovní výpisy, pokladní doklady (ideálně rozdělené na příjmové a výdajové). Samozřejmostí je také oddělené uložení dokladů podle měny.

A co dál?
Často dostávám otázku, kam a jak si ukládám například interní doklady, podklady z mezd, ostatní závazky a pohledávky, smlouvy, leasingy atd.

Každá skupina dokladů by měla mít i vlastní číselnou řadu. Tím si zajistíme snazší orientaci. V účetním systému si můžeme vytvořit číslování s pomocí zkratky, která nám s orientací pomůže.
Např.: faktura přijatá v českých korunách z roku 2021 bude mít zkratku FP21/CZK/pořadové číslo; příjmový pokladní doklad v eurech z roku 2022 bude mít zkratku PP21/EUR/pořadové číslo.
Každý si zvolí systém, který mu bude dávat smysl a pomůže mu snadno se zorientovat.

Než toto téma opustím, dovolím si ještě jednu prosbu. Prosím, ve vlastním zájmu, nikdy si nedávejte žádné doklady „zatím do šuplíku, destiček atd.“. To je cesta do pekel!

Až budete jednou náhodou něco rovnat v nejspodnějším šuplíku, najdete pod hordou zapomenutých dokladů např. zálohovou fakturu z loňského, ne-li staršího roku.

Pokud máte doklad, který souvisí s účetnictvím, musí být založený v nějakém šanonu příslušného roku. Tak máte jistotu, že ho nejdéle na konci účetního období opravdu najdete.

2. Analytické členění účtů

Už víme, kde doklady najdeme. Teď přichází ke slovu způsob účtování. Při tvorbě účtového rozvrhu bychom měli vycházet z potřeb účetní jednotky a trochu předvídat, co by mohlo přijít.

Pokud mám například firmu podléhající statistickému šetření, zaměřím se při analytickém rozdělení účtů na potřeby statistiky. Nebo je ve firmě požadavek na rozčlenění nákladů dle středisek.

Určitě je také vhodné myslet na ekonomické výstupy z účetnictví. Neúčtujeme přeci jen proto, že je to povinnost kvůli daním! Účetnictví má větší rozměr a tím je poskytnout nám relevantní informace.

Zkrátka a dobře. Než se pustíme do samotného účtování, měli bychom nějaký čas věnovat přemýšlení, jak má celý náš účetní systém vypadat. Pokud věnujeme pozornost přípravě, ušetříme hodiny práce při pozdějším hledání.

3. Účet zvaný odpadní

Už tedy víme, kde doklad je a kam ho zaúčtovat. Co když ale řešíme Nerudovskou otázku Kam s ním?

Doklad máme, ale zatím z nějakého důvodu nevíme, jak ho zaúčtovat. Nebo nám chybí nějaké informace a čekáme na jejich dodání. Možná máme nějakého nadřízeného, který nám může poradit nebo objasnit doklad, který chceme zaúčtovat, ale právě není v kanceláři. Kam tedy s ním?

Jak si již pamatujeme z minulého bodu, nebudeme doklad strkat kamsi do šuplíčku, ale chceme ho hned založit na předem určené místo do šanonu. Při založení je dobré, mít doklad i někde zaúčtovaný, abychom o něm věděli.

Pro takový případ doporučuji vytvořit účet, který bude sloužit jako takový odpadkový koš do doby, než získáme potřebné informace. V praxi doporučuji účtovat vše, co zatím nevím na účet 3 třídy.

V každé firmě, kterou při účetnictví dozoruji, mám založený takový účet. Jednou za čas, když přijdu do firmy na kontrolu, proberu jednotlivé položky tohoto odpadního účtu a vyřeším je.

Věřte, tento systém vám ušetří mnoho práce i vrásek. Nic nehledáte, vše je založeno a pouze čeká na svůj čas pro dořešení. Při kontrole účtů stačí rozkliknout jen tento odpadní a hned vidíte, co musíte dořešit.

4. Časový harmonogram práce

Tento bod používám poslední roky a značně jsem si tím usnadnila život. Znáte metodu porcování slona? Princip spočívá v tom, že jeden velký balík = slon, nás může znechutit, nebo dokonce paralyzovat.

Pokud ho ovšem rozdělíme = rozporcujeme na menší kousky, nevypadá už tak hrozivě a zároveň máme před sebou neustálý fokus na výsledek. Dokážeme díky němu i stanovit časový horizont, kdy bude jaká práce hotova.

Osobně si práci plánuji v rámci jednoho měsíce dopředu. V účtárně jsou přesně stanovené zákonné termíny, které musíme dodržet, jako je např. odevzdání přiznání DPH nebo výpočet mezd.

Ty si tedy zapíšu do kalendáře jako první. Okolo těchto jasných úkolů rozložím části velkého úkolu. Každý den jen takovou část, kterou bez problémů zvládnu udělat.

Pokud mi po zpracování denního plánu ještě nějaký čas zbude, mohu zvládnout i něco navíc. Pro takové případy mám vždy v zásobě nějaké úkoly, které nespěchají (např. přetřídit archiv, připravit si šanony na další období, dohledat něco z odpadního účtu viz. bod 3).

Plánování samozřejmě podřizuji i kontextu účetnictví celého roku. Teď máme listopad, což je období inventarizací před koncem účetního období. Celý měsíc už mám vyplněný kontrolou jednotlivých účtů.

Nyní vám nabízím možnost, vyzkoušet si tento systém se mnou na vlastní kůži. Vytvořila jsem projekt Adventní přípravka, ve kterém každý den odhaluji jedno téma práce na inventarizacích.

Pokud máte chuť, připojte se ke mně a prověřte si, zda děláte vše, co je dle zákona potřeba. Budu ráda, když mi pak dáte zpětnou vazbu, jak se vám pracovalo a zda se vám toto rozfázování práce osvědčilo ve vlastní praxi.

Těším se na vaše postřehy a případné připomínky.

Přeji vám hodně sil při zdolávání těžké účetní profese a hlavně poklidné a radostné dny (ať už ty vánoční, nebo běžné).

Vaše Eva