Inventarizace

015 Mzdy z pohledu finančního účetnictví

Máte-li ve firmě zaměstnance, je třeba provést kontrolu a případně správně nastavit vazbu mezi mzdovým systémem a systémem účetnictví. Pokud mzdy účtujete ručně, toto téma se vám jistě hodí také.

Než začneme účtovat, prověříme interní směrnice související s účtováním mezd a jednotlivé účty, které slouží pro zachycení pohledávek a závazků u zaměstnanců.

Popis účtování mzdy

Z hrubé mzdy zaměstnance je třeba odúčtovat tyto položky:

  • odvod na sociální zabezpečení (6,5 %),
  • zdravotní pojištění (4,5 %) 
  • daň z příjmů (15 %)

Dále se ze mzdy odúčtují případné srážky (exekuce atd.). Zůstatek účtu představuje čistou mzdu k výplatě zaměstnanci.

Nejčastější účty pro mzdy

O zaměstnancích, kteří jsou zároveň společníky firmy účtujeme na odlišných účtech (jiných než v případě běžných zaměstnanců). Proto si tyto účty představíme hned na začátku.

Společníci firmy
Účet 355 – pohledávky za společníky
Na tento účet účtujeme veškeré pohledávky, které firma vůči společníkům má. Příkladem mohou být nevyúčtované služební cesty. Tento účet je ekvivalentem účtu 335 u běžného zaměstnance.

Účet 365 – závazky vůči společníkům
Zde bude zaznamenána hrubá mzda společníků. U zaměstnanců je rozvahovým účtem pro hrubou mzdu účet 331. Kompletní předkontace pro hrubou mzdu společníka bude vypadat takto 522 / 365.

Oba tyto účty doporučuji analyticky dělit podle jednotlivých společníků. Získáme tak jednoznačný přehled o konkrétní osobě.

Níže budu představovat účtování mezd běžných zaměstnanců. Vy už teď tedy víte, že v případě společníků účet 331 nahradíte účtem 365 a účet 335 nahradíte účtem 355.

Účet 331 – zaměstnanci
Na tento účet se účtují hrubé mzdy zaměstnanců, tedy celková hrubá mzda, která představuje závazek vůči zaměstnanci. Jak již bylo řečeno výše, z něj se odúčtuje odvod na sociální a zdravotní pojištění a daň z příjmů.

Souvztažné zápisy vypadají takto:
521 / 331 hrubá mzda zaměstnance
331 / 336 odvod SZ a ZP za zaměstnance
331 / 342 odvod daně z příjmů zaměstnance
O vhodnosti analytického členění účtu 331 podle konkrétních zaměstnanců asi není třeba příliš hovořit.

Účet 333 – ostatní závazky vůči zaměstnancům
Na tento účet účtujeme další závazky vůči zaměstnancům, tedy ty, které nezahrnují hrubou mzdu. Může jít například o nárok zaměstnance na úhradu cestovních výdajů apod.

Účet 335 – pohledávky za zaměstnanci
Jak jsem již zmínila v úvodu, tento účet se hodí např. pro pohledávky vzniklé z nevyúčtovaných služebních cest. Účetní zápis vzniku této pohledávky by byl např. při výplatě zálohy na služební cestu v hotovosti 335 / 211.
Dalším důvodem vzniku pohledávky může být náhrada za škodu, způsobenou zaměstnancem zaměstnavateli 335 / 648.

Účet 336 – zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění slouží k zachycení odvodů nejen ze mzdy zaměstnance, ale i za zaměstnavatele.
V tomto případě jednoznačně doporučuji analytické členění dle jednotlivých zdravotních pojišťoven. Pro názornost opět uvádím konkrétní možné souvztažnosti
sociální pojištění za firmu 524 / 336.100

  • sociální pojištění za zaměstnance (srážka z hrubé mzdy) 331 / 336.100
  • VZP za firmu 524 / 336.210
  • VZP za zaměstnance (srážka z hrubé mzdy) 331 / 336.210
  • VoZP za firmu 524 / 336.220
  • VoZP za zaměstnance (srážka z hrubé mzdy) 331 /336.220
  • atd.

Účet 342 – daň z příjmů ze závislé činnosti
Opět doporučuji analytické členění dle druhu daně. Jak víme, daň z příjmů může být vybírána formou zálohy na daň nebo zvláštní sazbou (tzn. srážková daň).

Analytika v těchto případech může být např.:

  • 342.100 zálohová daň z příjmů zaměstnanců
  • 342.200 srážková daň z příjmů zaměstnanců

Souvztažnost ve mzdě by u zálohové daně vypadala takto 331 / 342.100. Tím vznikne závazek vůči finančnímu úřadu. Zároveň máme díky analytice připravené podklady pro roční vyúčtování daně z příjmů.

Poslední účet, který zde dnes zmíním může souviset se mzdou také. Je jím účet 379 - jiné závazky. Jak už z názvu vyplývá, na tento účet se mohou účtovat rozličné závazky, a proto jednoznačně doporučuji analytické členění.
A co na účet účtovat z pohledu mezd? Určitě případné exekuce nebo srážky na zaměstnancovu insolvenci. Opět se jedná o srážku ze mzdy zaměstnance, a proto bude souvztažnost vypadat takto 331 / 379.xxx. Analytiku nechám na vás.

Inventarizace mzdových účtů

Postup dokladové inventury již jistě chápete. Po zaúčtování mezd za poslední měsíc účetního období (tedy nejčastěji mezd za prosinec) by nám jako zůstatky jednotlivých rozvažných účtů měli zůstat pouze mzdy za prosinec.

Pokud se v zůstatcích skrývá ještě něco dalšího, prověříme oprávněnost případných položek a okomentujeme je. Nejčastěji se jedná o deponovanou část mzdy při exekuci zaměstnance, ale důvody mohou být různé.

Ke každému účtu tedy prověříme zůstatek, vytiskneme případnou sestavu a potvrdíme správnost zůstatku. Tím je inventarizace těchto účtů ukončena.

Věřím, že nyní je pro vás téma účtování mezd o trochu jasnější a těším se na setkání u další účetní oblasti.
Vaše Eva