Inventarizace

014 Rozdílné zálohy -

účtování, kontrola a vše ostatní

Nejdůležitější uvědomění na začátek je, že zálohou nám vzniká pohledávka nebo závazek. Na začátek tedy kraťoučké opakování:

Pohledávka je?....
… Situace, kdy očekává plnění (tedy vystavuji doklad a čekám platbu)

Závazek je? ….
… Situace, kdy mám povinnost plnit (tedy platím na základě přijatého dokladu)

U záloh je třeba si uvědomit, co se vlastně děje.

Jak vzniká pohledávka ze záloh?

Z pozice pohledávky je třeba situaci účtování záloh vidět takto: tím, že někomu, tedy dodavateli zboží nebo služby, zaplatím zálohu, očekávám jeho plnění. Tedy já zaplatím peníze a čekám, že druhá strana dodá majetek, zboží nebo službu. Do okamžiku, než tak učiní, mám u ní peníze, tedy vznikla mi pohledávka.

Účtování na konkrétní účty je vázáno na předmět pohledávky. Řídíme se tedy konkrétní účtovou třídou.

Majetek
Pro zálohy na nákup našeho dlouhodobého majetku užíváme účtovou skupinu 05. Zde si již pouze určíme, o jaký konkrétní majetek se jedná. Pokud máme majetku více, není od věci opět analytické členění.

Pro příklad použiji účet 052 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek
Tento účet tedy použijeme kdykoli zaplatíme zálohu, např. na nový firemní automobil. Vzhledem k tomu, že se jedná např.o třetí firemní automobil, účtujeme 052.003 / 221. Číslo 3 bude i na inventární kartě a dalších účtech, souvisejících s tímto vozem.
Zůstatek na účtové skupině 05 bude do doby zaúčtování konečného dokladu při nákupu majetku. Pak dojde k zápočtu zálohy a konečné faktury.

Zásoby
Pro příklad použiji účet 151 – Poskytnuté zálohy na materiál
Na tento účet účtujeme pouze v případě, kdy o zásobách účtujeme způsobem A. Napřed tedy prověříme v interní směrnici, jakým způsobem o zásobách materiálu účtujeme a v případě způsobu A, provedeme zápis 151 / 221.
Záloha na účtové skupině 15 bude rovněž do doby zápočtu s konečnou (řádnou) fakturou za zásoby.

Zálohy na služby
U těchto záloh máme jen účet 314 – Poskytnuté provozní zálohy (dlouhodobé i krátkodobé)
Na tento účet účtujeme zálohy dodavatelům, které nejsou na účtech záloh majetku nebo zásob, tzn. nejčastěji zálohy na služby.
Kdykoli tedy zaplatíme (například prostřednictvím bankovního účtu) zálohu na nějakou službu, kterou nám má dodavatel poskytnout, zvýší se naše pohledávka vůči dodavateli na účtu 314 / 221.

Na tomto účtu bude záloha držena opět až do doby přijetí konečné faktury za danou službu. Pak provedeme zápočet celkové faktury a poskytnuté zálohy.

Vzhledem k tomu, že zálohy na služby mají pouze jeden účet, je opět možné uvažovat o jeho analytickém členění. To záleží čistě na potřebách dané účetní jednotky.

Jak vzniká závazek ze zálohy?

Z pozice závazku máme pouze jeden zálohový účet, a to 324 Přijaté zálohy. Kdykoli tedy přijmeme např. od našeho obchodního partnera peníze, účtujeme na základě výpisu z běžného účtu 221 / 324.

Tím nám vzniká závazek vůči odběrateli našich služeb nebo zboží atd.

Stejně jako v předešlých případech, i na tomto účtu je zůstatek až do doby konečné faktury vydané naší účetní jednotkou. Pokud se tedy jedná např. o fakturu vydanou za naše účetní služby, účtujeme 311 / 602.

Následně provedeme interním dokladem zápočet dříve přijaté zálohy oproti této fakuře vydané 324 / 311. Tím se nám účet záloh vyrovná a na pohledávce (účtu 311) zůstane pouze případný rozdíl k doplacení naším odběratelem.

Ukládání a likvidace zálohových faktur

Nejdůležitější je, abychom měli pečlivě vypracovaný systém evidence záloh (ať už pohledávek, nebo závazků). Za svou praxi jsem viděla již mnoho způsobů a ne se všemi jsem souhlasila. 

Způsoby:

  • do zvláštních desek, šuplíčků - nepřehledné, lehce se na ně zapomene
  • do samostatného šanonu - podobné jako šuplíček (šanon se musí pravidelně kontrolovat
  • do šanonu přímo k fakturám - za mě skvělá volba (kdykoli vezmu šanon do ruky, připomenu si zálohové faktury)
  • zálohy majetku přímo ke kartám majetku - po pořízení majetku ihned vidím, že byl hrazen zálohově

Likvidace zálohových dokladů probíhá zápočtem s konečným dokladem.

Příklad kompletního účtování při nákupu firemního vozu:
Zaplacená záloha na automobil  052/221
Celková faktura za automobil   042/321
Zápočet zálohy s konečnou fakturou 321/052
Doplatek faktury 321/221
Uvedení automobilu do užívání 022/042
A máme hotovo…    

Inventarizace záloh

Na konci účetního období je nesmírně důležité, věnovat pozornost právě zůstatkům na zálohových účtech. Jak jsem se již zmiňovala dříve, je potřeba hlídat započtení zálohy do konečného dokladu.

První, co tedy kontrolujeme je fakt, zda všechny zůstatky záloh na jednotlivých účtech jsou oprávněné. Tedy, zda zatím nebyla dodávka dokončena.

Pokud je zůstatek oprávněný, doporučuji dodat si ke každé záloze poznámku, z jakého důvodu zůstatek vznikl. Na zálohy nahlížíme stejně jako na pohledávky a závazky, takže i komentář u inventur musí být stejný.

Samozřejmě. Pokusila jsem se shrnout zálohy do základního přehledu. Pokud budeme například plátci DPH, mohou nám ze začátku zálohy činit jisté obtíže. To je však už jiný příběh.

Z pozice inventarizace máme toto téma shrnuto a já se na vás budu těšit při dalším tématu.
Vaše Eva