Inventarizace

013 Rozdíly účtů závazků a jak je inventarizovat

Závazky řadíme do rozvažných účtů pasivních.

V první fázi je potřebujeme rozlišovat z pozice jejich splatnosti na dlouhodobé a krátkodobé.

Pro dlouhodobé používáme účtovou třídu 4, krátkodobé jsou zaznamenávány na účtovou třídu 3.

Krátkodobé závazky dělíme stejně, jako pohledávky:
* z obchodních vztahů (321, 325)
* jiné (379)
* za zaměstnance a instituce (331, 333, 336)

V rozvaze se pohybujeme na straně pasiv, ale mnoho informací se shoduje s předešlým tématem pohledávek. Jediným rozdílem je tedy strana v rozvaze.

Inventarizace závazků je dokladová

Jak už víme z předchozích témat, kontrola jednotlivých účtů spočívá v odůvodnění jejich konečných zůstatků účtu. Dle dělení konkrétních účtů tiskneme příslušné evidence a porovnáváme (např. účet 321 s Knihou závazků faktur přijatých).

U závazků se splatností po posledním dni účetního období (např. FP r. 2021 se splatností v r. 2022) je nutná kontrola interní směrnice zaměřené na způsob účtování. V našem modelovém případě by v interní směrnici měla být informace o přeúčtování nebo přímém účtování na účet časového rozlišení.

V praxi to tedy může vypadat takto:
Faktura přijatá za internet v prosinci 2021 se splatností v lednu 2022 bude k poslednímu dni účetního období zaúčtována 518 / 383 (výdaje příštích období). O tématu časového rozlišení budu vyprávět 18.12.

Závazky jsou, stejně jako pohledávky, jednou z nejkontrolovanějších oblastí při inventarizaci. Platí, že čím více pozornosti věnujeme rozkrývání zůstatků na jednotlivých účtech, tím lehčí práci budeme mít v následujícím roce.

Pojďme se tedy zaměřit na konkrétní účty.

Jak účtujeme na vybrané závazkové účty?

321 – Dodavatelé
Používáme v případě faktur přijatých se splatností do 1 roku. Jedná se tedy o vznik závazku z obchodních vztahů.

Dokladová inventura na konci účetního období vychází z porovnání konečného stavu účtu 321 a Knihy závazků.

Každá položka musí být odkontrolována pro svou opodstatněnost:

  • * splatnost v daném roce; s odůvodněním každého dokladu, proč nebyl do termínu splatnosti uhrazen
    * splatnost v roce následujícím; dle interní směrnice přeúčtovat na účet 383 (díky tomu není třeba jakkoli dále odůvodňovat jednotlivé řádky)

Samozřejmě záleží na vás, zda si budete přát analyticky členit účet 321. Existuje však jeden případ, kdy je to téměř nezbytné. Vzpomenete si? Správně! Je to v případě faktur v cizí měně. Dělíme tedy faktury přijaté v CZK a dalších měnách. (samozřejmě každá cizí měna má zvláštní číslo účtu).

 

325 – Ostatní závazky
Opět jde o závazky vzniklé na základě obchodních vztahů, jen s tím rozdílem, že v tomto případě se neúčtuje na základě faktury přijaté, ale jiného dokladu (např. smlouvy).

Jak už jsem se zmínila výše, jedná se o doklady se splatností do 1 roku.

Nejčastěji na tento účet účtujeme pravidelné závazky vzniklé např. ze smlouvy o nájmu prostor sloužících k podnikání, nájmu vozidel (leasing), pojištění atd.
Vzhledem k rozmanitosti zachycovaných závazků opět doporučuji analytické členění tohoto účtu pro lepší orientaci. Například v případě leasingů vidím jako přínosné členit účet nejen pro všeobecné rozlišení závazku, ale pro rozlišení konkrétních leasingů.

Pro představu opět raději ukážu na příkladu:
smlouva o nájmu prostor 325.100
smlouva o pojištění 325.200
leasing na auto č. 1 325.310
leasing na auto č. 2 325.320

Samozřejmě vše záleží na potřebách konkrétní účetní jednotky. Mějte však na paměti, že analytické členění vám při inventarizacích velmi pomůže. Díky rozdělení nemusíte komentovat každý řádek zůstatku velkého účtu 325.

Pokud dodržíte členění z příkladu, stačí si k inventarizace vyjet jen sestavy jednotlivých analytických účtů a dopsat např. větu: “Konečný stav účtu 325.100 souhlasí s nájemným kanceláře splatným 10. ledna následujícího roku.”
Připojíte datum, podpis a máte hotovo!

379 – Jiné závazky
Zachycují především neobchodní závazky, např. z odpovědnosti za způsobenou škodu, závazky vůči institucím, omylné platby z bankovního účtu atd.

Dále na tomto účtu můžeme zachytit exekuce z mezd zaměstnanců nebo platby zaměstnavatele například na životní připojištění zaměstnanců. V tomto případě opět doporučuji vyčlenit tyto pravidelné platby na samostatné analytiky.

Exekucemi jsem se zlehka dotkla oblasti účtování mezd. Tomuto tématu se budu věnovat v dalším tématu, a proto zde již víc informací nepřidávám.

Provedla jsem vás nejčastějšími závazkovými účty a těším se na další společná témata.

Vaše Eva