Inventarizace

011 Rozdíly účtů pohledávek a jak je inventarizovat

Z pohledu Rozvahy najdeme pohledávky na straně oběžných aktiv.

Pohledávka je právo věřitele požadovat na dlužníkovi plnění určitého závazku. V našem případě to bude například očekávání peněz za naši službu nebo zboží.

  • V zásadě můžeme pohledávky rozdělit na 3 skupiny:
    Pohledávky z obchodních vztahů (311 Odběratelé, 315 Ostatní pohledávky)
    378 Jiné pohledávky
    335 Pohledávky za zaměstnanci

V krátkosti shrnu jen nejčastější případy použití těchto účtů. Samozřejmě konkrétní použití si určuje daná účetní jednotka sama, ale je nezbytné, aby celý systém pečlivě popsala ve své interní směrnici.

Alespoň okrajově zde zmíním dva faktory, které by měly být ve směrnici podchyceny. Jde o jasné vymezení účtů na které se účtují určité typy dokladů. Může to vypadat třeba takto:

Doklady, sloužící jako podklad pro účtování pohledávek:

  • Faktury vydané (účet 311 Odběratelé) jsou vedené v knize faktur vydaných o označovány jednotnou číselnou řadou ve tvaru FV / rok / pořadové číslo
  • Smlouvy (účet 315 Jiné pohledávky) jsou vedené v knize ostatních pohledávek a označovány jednotnou číselnou řadou ve tvaru OZ / rok / pořadové číslo
  • Interní doklady (účet 335 Pohledávky za zaměstnanci) jsou vedené v knize interních dokladů a označovány jednotnou číselnou řadou ve tvaru IT / rok / pořadové číslo

Jak se budu zmiňovat níže, v některých situacích je doporučováno analytické členění účtů. V takovém případě bude směrnice obsahovat i rozdělení tohoto analytického členění:

  • dle typu odběratele
  • dle měny
  • dle doby splatnosti (krátkodobá / dlouhodobá)

Účtování na pohledávkové účty

Účet 311 Odběratelé se používá u faktur vydaných. Jak jsem již zmiňovala mnohokrát, i v tomto případě je vhodné analytické členění. Rozhodnutí je samozřejmě na účetní jednotce, ale pokud máme např. FV v EUR určitě nemůže být na stejném účtu jako FV v CZK!

Na přelomu účetního období opět nahlédneme do interní směrnice a zjistíme, od jakého data budeme používat místo 311 Odběratelé účet 385 Příjmy příštích období. Podrobně se o těchto účtech budu rozepisovat na konci tohoto cyklu.

A proč je vhodné účtovat na Příjmy příštích období?

Důvodem jsou právě inventarizace. Podívejme se na to čistě logicky. Účet 385 jasně deklaruje, že je naprosto v pořádku, pokud na něm je nějaký zůstatek. Proč? Protože se jedná až o Příjmy příštích období! Tím pádem, teď je ještě pohledávkou.

Oproti tomu účet 311 se zůstatkem k poslednímu dni účetního období je prostě Pohledávka po splatnosti. Když nakonec dojde k úhradě dříve, nic se nestane. Nám však odpadne jakékoli přeúčtování k 31.12.
Samozřejmě účetní jednotka popíše přesný způsob rozdělení v interní směrnici.

 

Ještě se tu zmíním o účtu 378 Jiné pohledávky. Jednoduše ho použijte tam, kde nejde využít účet 311 nebo 315. Asi nejběžnějším případem jsou pojistná plnění, která účtujeme na základě oznámení pojišťovny.

Ta nám většinou pošle Ukončení šetření pojistné události, jehož součástí je i přiznaná částka za škodu. V tom okamžiku účtujeme 378 / 648. Na konci účetního období stačí pouze prověřit, zda peníze od pojišťovny ještě opravdu nepřišly.

Závěrečné upozornění

Z pohledu inventarizace jsou pohledávky jedny z nejvíce hlídaných účtů. Jak jsme si již řekli dříve, navyšují aktiva firmy, a proto by se na jejich kontrolu měl při inventarizace klást velký důraz.

Během inventarizace proto hlídáme hlavně:

  • Pohledávky po splatnosti (doporučuji zvláštní účet, popříp. analytické členění)
  • Promlčecí dobu dle zákona upravenou § 619 a § 629 (standardně 3 roky)
  • Tvorbu opravné položky k pohledávkám (vytváříme si tak prostor pro případný daňový odpis nedobytné pohledávky)

Pohledávky jsou košaté a dalo by se o nich vyprávět opravdu dlouho. Doufám, že jsem vám aspoň těmito řádky vnesla trochu světla do některých temných zákoutí a těším se opět na čtenou.

Vaše Eva