Inventarizace

010 Proč nejsou některé účty v rozvaze a co se na ně účtuje

Během své lektorské praxe jsem se často setkala s vylekanými účetními, které nebo kteří (:-D), při pokusu o vygenerování Rozvahy z účetního systému, objevili hlášku „Stav aktiv a pasiv se nerovná. Opravte účetní zápisy a akci zopakujte.“

Pak vznikala diskuse, proč se tak stalo?

Jedním z důvodů, proč tento stav nastal může být fakt, že při účtování použili účet, který není návazný na účetní výkazy.

V tomto tématu se tedy podíváme na ty nejčastější schovávače.

Účet 261 Peníze na cestě

Účet se používá na překlenutí doby zaúčtování účetní operace probíhající mezi dvěma finančními účty
Pro lepší pochopení uvedu pár příkladů…

Účtujeme pokladní doklady a narazíme na výběr hotovosti z pokladny s poznámkou, že peníze byly vloženy na bankovní účet. My však ještě nemáme výpis z bankovního účtu, abychom tuto situaci ověřili. Pak tedy účtujeme takto:  VPD (výdajový pokladní doklad) 261 / 211

  • V okamžiku pořizování řádků z bankovního výpisu, účtujeme tento vklad 221 / 261
    Jako bych slyšela námitku některých z vás. Proč tedy nepočkat na bankovní výpis? Nebo z mé auditorské praxe: “Tak já jsem dám zatím lepíka a až si pohyb ověřím na výpisu, zaúčtuji přímo 221 / 211
    Na to jen namítnu. Účetní metodika hovoří jasně dle zákona o účetnictví: “o účetním případu pořídíme účetní zápis v případě, kdy se o skutečnosti dozvíme”. Takže žádné zatím! Účtujeme hned…

 

Dalším případem použití účtu 261 je transakce mezi bankovním účtem (VBÚ) a účtem úvěrovým (VBÚv). V tomto případě účtujeme:

  • Splátka úvěru účtovaná na základě VBÚ 261 / 221
    Přijetí splátky krátkodobého úvěru na základě VBÚv  231 / 261

Obdoba bude i při účtování mezi dvěma bankovními účty, např. při účtování výpisu Komerční banky uvidíme převod na náš účet vedený u České spořitelny, kdy Komerční banka (221.001) a Česká spořitelna (221.002).

  • Řádek výpisu Komerční banky účtujeme 261 / 221.001
  • Až se ke stejnému řádku dostaneme na výpisu České spořitelny, zaúčtujeme 221.002 / 261

 

Posledním příkladem použití 261 je platba firemní bankovní kartou. Do účtárny se dostane například doklad o úhradě čerpání pohonných hmot do firemního automobilu pomocí platební karty.

  • My účtujeme 501 (503) / 261
    V okamžiku účtování této položky z VBÚ párujeme 261 / 221

Při inventarizaci je nutné prověřit, zda je účet 261 vyrovnaný. Případný rozdíl musíme zdokladovat (prověřit oprávněnost zůstatku) a buď:

  • Přeúčtovat na účet s vazbou na rozvahu (patrně jinou pohledávku 378 nebo jiný závazek 379)
    Analyticky rozdělit účet 261, kdy nově vytvořený analytický účet bude mít vazbu na rozvahu) a oprávněný konečný stav přeúčtovat na tento účet.

Zda je zůstatek oprávěný nebo ne zjistíme nahlédnutím do interní směrnice firmy. Ta by měla obsahovat vyjmenované případy, ve kterých může být zůstatek na tomto účtu ponechán.

Účet 395 Vnitřní zúčtování

Tento účet, stejně jako účty podrozvahové, nemá na rozvahu vliv, a proto se případný konečný stav v rozvaze nezobrazí.

V průběhu roku na účet 395 účtujeme převážně zápočty pohledávek a závazků. V tom případě by konečný stav měl být vyrovnán vždy, protože jak víte, započíst jde pohledávku se závazkem pouze ve stejné výši.

Pokud se nám objevil na 395 zůstatek, možná jsme zápočet provedli ručně a omylem jsme započetli celé doklady, tedy v původní výši. Pro srozumitelnost raději v příkladu:

  • FP (účet 321) v celkové výši 100; FV (účet 311) v celkové výši 60
    Zápočet lze provést ve výši 60 se souvztažným zápisem 321 / 311

Další možností zůstatku na účtu 395 může být zápočet pohledávek a závazků v cizí měně. Pokud používáme denní kurz České národní banky, je pravděpodobné, že se v přepočtu budou doklady lišit. Tento rozdíl pak odúčtujeme na účty kurzových rozdílů, tzn. 563 nebo 663.

Účty 111 Pořízení materiálu a 131 Pořízení zboží

Poslední dva účty, které zde chci zmínit jsou používané pouze v případě, kdy účtujeme o zásobách způsobem A. Jde o účte 111 Pořízení materiálu a 131 Pořízení zboží.

Jak jistě víte, na tento účet účtujeme pořízení na základě dokladů, např. faktury přijaté za materiál (111 / 321). Následně čekáme na příjemku skladníka, tzn. na dobu, kdy skladník zboží fyzicky naskladní.
Toto naskladnění by se zaúčtovalo 112 / 111 a tím by se účet pořízení vynuloval.

Pokud ovšem do posledního dne účetního období materiál nepřišel, musíme jeho stav, zaúčtovaný na základě faktury přijaté, přeúčtovat z účtu 111 Pořízení materiálu na účet 119 Materiál na cestě.

  • Souvztažný zápisu bude vypadat takto: 119 / 111

Tím se nám účet 111 Pořízení materiálu vynuluje a účet 119 Materiál na cestě již vazbu na Rozvahu má.

Naprosto totožný by byl příklad účtování zboží. Pouze účty by byly 131, 132 a 139.

Účet 431 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení

Další účet bez vazby na rozvahu je 431 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. O tomto účtu jsme podrobně hovořili v tématu 006 dne 4.12.

Zde tedy jen připomenu nutnost přeúčtovat na 428 nebo 429.

Věřím, že jsem vám poskytla návod, jak zinventarizovat zůstatky na účtech bez vazby na Rozvahu a těším se na další společné téma.

Vaše Eva