Inventarizace

002 Pomoc! AKTIVA se nerovnají PASIVŮM aneb co za tím vězí?

Máme tu druhé téma Adventní přípravky a s ním i další sadu informací. Nebudeme tedy příliš otálet a vrhneme se rovnou na věc.

Povinnou přílohou daňového přiznání je kromě jiného Rozvaha. Tento účetní výkaz nám dává přehled o majetku a zdrojích jeho krytí vyjádřených v penězích. Sestavuje se vždy k určitému datu.

Jako podklad pro invetarizaci nám může posloužit Rozvaha sestavená k datu účetní závěrky. Tím datem je datum posledního dne daného účetního období. nejčastěji to bývá poslední den roku, tzn. 31.12.

Asi zde není mnoho účetních, kteří po vzoru Valentina Dobrotivého účtují ručně do knih, takže tvorbu rozvahy necháme na účetním SW. Pokud se objeví hláška, že aktiva se nerovnají pasivům, většinou minimálně znejistíme.

Jedna posluchačka mého kurzu mi na mou otázku, co dělá, když jí nevyjde bilanční rovnice (tedy aktiva se nerovnají pasivům) odpověděla jednoslovně: „Brečím!“

Abyste nemuseli hledat jen výmluvy, řekneme si teď o několika možných důvodech, proč nám počítač na náš příkaz o vygenerování výkazu odpověděl chybovou hláškou.

1. Zadali jste při definici účetního období špatné datum

Zní to možná málo pravděpodobně, ale je to poměrně častá realita. Ruka totiž občas bývá rychlejší než hlava a nebo je hlava zaměstnaná jinou záležitostí. Nesoustředíme se, a tak nevěnujeme dostatek pozornosti tomu, jak s námi SW komunikuje.

Představte si realitu u počítače. Sestavu Rozvahy generujeme například 2. března 2022 a chceme, aby se nám zobrazila Rozvahu za minulý rok. Ruka je rychlejší než hlava a my si nevšimneme kolonky „sestavit rozvahu k datu“.

Dáme enter a sestava je vygenerována k datu 2.3.2022, tedy k dnešnímu dni. Když jsem s účetnictvím začínala, občas se mi něco takového také stalo. Tenkrát jsem měla z výkazů ještě trošku strach, takže při nerovnajícím se výsledku opět rozum nebyl. Začala jsem panikařit a nevěděla, co se děje.

Tato možnost tu je, a proto by první, co uděláte, když se strany Rozvahy nerovnají, mělo být sestavu zavřít a operaci opakovat. Tedy pokud možno, s větším důrazem na pozornost 🙂

2. Možná nastala chyba v Metrixu

Tedy rozumějte, došlo k špatnému přenosu počátečního stavu účtů. Počítač je jen stroj, takže se může vloudit technická chyba. Nebo jste přecházeli na nový SW a počáteční stavy zadávali do systému ručně.

Asi nemusím zdůrazňovat, že k tomuto úkonu je potřebná znalost chování aktivních a pasivních účtů a jejich zápis do jednotlivých řádků výkazu Rozvahy. Pokud jsme nevěnovali zadáváním dat pozornost, chybička se může vloudit.

Ať už to bylo jakkoli, máte tu další návod, co dělat. Je tedy třeba, vzít si konečné stavy předešlého roku (samozřejmě ty, které jsme vykazovali společně s daňovým přiznáním) a odškrtat si je na počáteční stavy nového roku.

Pro příště už si budete pamatovat, že počáteční stavy je vhodné kontrolovat hned po uzavření předešlého roku. Tím budete mít jistotu, že se rok takzvaně překlopil správně a bilanční rovnice vyšla.

3. Použili jsme účet bez vazby na Rozvahu

V účetním SW bývají zavedeny účty, které nemají vazbu na výkazy. Mohou to být tzv. podrozvahové účty, které se používají pouze evidenčně. V účetním rozvrhu do nich patří účetní třída 8 a 9.

Některé SW mají přímo v nabídce možnost zaúčtování “Bez” nebo “Nevím”. Pokud nám tedy nevyjde vyrovnaná Rozvaha, prověřte způsob zaúčtování konkrétních operací.

Většina SW má pro tento případ k dispozici kontrolní sestavy, které takový způsob zaúčtování ihned odhalí. Nebo se podívejte na předkontace v Deníku, kde by se toto zaúčtování objevilo.

Pak také existují účty, které jsou přednastaveny bez vazby na výkaz. Mezi tyto účty patří např. účet 395 nebo 431, který vazbu na rozvahu nemá (proč si řekneme 9.12.).

Pokud na některém z těchto účtů máte zůstatek, nepropsal se vám do Rozvahy a tím pádem se strany nemohou rovnat. Stačí tedy zůstatek přeúčtovat na správný účet a problém je odstraněn.

4. V průběhu roku jste založili nějaký nový účet ručně a nezadali jste k němu příslušné řádky Rozvahy.

Poslední možností je použití účtu, který v účtové osnově našeho SW nemá vazbu na rozvahu. Pokud zakládáme nový účet (např. kvůli analytice), vždy doporučuji postupovat kopírováním stávajícího účtu, který má již vazbu nastavenu.

Projděte tedy všechny účty ze SW a pečlivě prohlédněte jejich definici na Rozvahu. Až najdete u účtu prázdné řádky vazby, našli jste chybu. Pak stačí doplnit potřebné údaje (například dle podobného účtu, který tuto vazbu definovanou má).

Pro příště si již budete pamatovat, že nové účty se lépe zakládají kopírováním účtů stávajících.
Tímto bodem jsem odkryla 4 nejpravděpodobnější důvody, proč se nám při generování výkazu nevyšla bilanční rovnice. Pokud máte ještě nějakou jinou zkušenost, prosím, podělte se o ní.

Takže malá rekapitulace na závěr:

  • - pokud při generování výkazu hlasí počítač chybu, nepropadejte panice
  • - v klidu proveďte kontrolu čtyř výše uvedených možností
  • - až chybu najdete, opravte jí a akci opakujte
  • - pak si dejte něco dobrého a vydechněte

Přeji poklidné sestavování výkazů bez chyb a starostí.
Vaše Eva