Inventarizace

001 Úvod do inventarizací

Co to inventarizace vlastně je? Co dělá účetní? Co si hlídat?
Sice zde budeme hovořit o povinnostech účetní jednotky (tedy firmy, která vede podvojné účetnictví), ale je třeba na věc nahlížet i z pohledu profesní odpovědnosti.

Podnikatel často není účetní, takže nerozumí “papírování”, které je ze zákona povinné. My účetní jsme tedy často jediní, kdo víme co a jak se má udělat. Z toho důvodu jsem přesvědčena o tom, že máme práci vykonávat správně a svědomitě.

Samozřejmě, že je nesmírně důležitá kooperace s podnikatelem, odpovědnou osobou nebo jednatelem firmy. První úkol tedy spočívá v tom, abychom této osobě vysvětlili, co a proč od ní očekáváme.
Nikdo se nechce dostat do situace, kdy bude vysvětlovat nepřesnosti v účetnictví případné kontrole z finančního úřadu, takže je důležité, věnovat své práci dostatek času a pozornosti.

Pojďme tedy na to!

Nejprve tedy trochu suché teorie ze zákona.
Povinnost inventarizovat je součástí průkaznosti účetnictví dle Zákona o účetnictví. Přesná citace zákona zní:
„Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy této jednotky jsou doloženy dokladem a byla provedena inventarizace.“
Takže pro přeložení do lidštiny to znamená, že vše, co nějakým způsobem souvisí s firmou, musí být podloženo nějakým dokladem (fakturou, smlouvou bankovním výpisem, pokladním dokladem nebo interním dokladem účetní jednotky).

Účetní jednotky inventarizují majetek a závazky.
„Účetní jednotky zjišťují skutečný stav, a to hlavně, zda odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách dle § 25/3.” (tzn. důvody pro odpisy, opravné položky, rezervy).
Opět lehký překlad:
Majetek je vše, co firma vlastní nebo užívá k podnikání. Při inventarizacích si kontroluje jak fyzický stav majetku (fyzická inventura), tak zůstatky na majetkových účtech (dokladová inventura).
Závazky jsou zjednodušeně řečeno dluhy firmy. Tzn. nezaplacené faktury, půjčky, úvěry apod.

“Dále mají účetní jednotky povinnost zjišťovat dokladovou inventurou stavy jiných aktiv a jiných pasiv a skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů.”
Poslední lidština této části: V podstatě se dá říci, že firma musí při inventuře kontrolovat konečný zůstatek každého účtu, zapsaného v rozvaze.

A jak tedy začít se samotnou inventarizací?
První úkol je vypracování inventarizační směrnice. Konkrétní směrnice naleznete v bonusové sekci webu. Pokud o ně budete mít zájem, prosím, kontaktujte mě. Teď tedy jen body, které by měla směrnice obsahovat:

  • * Přesné vymezení předmětu inventarizace
    * Stanovení inventarizační komise vč. jejich povinností a pravomocí (např. malá ÚJ – předseda a člen)
    * Jednoznačné stanovení provádění inventury
    * Stanovení termínů provádění inventur
    * Stanovení způsobu zjišťování skutečného stavu
    * Stanovení způsobu projednávání výsledků inventarizace

Součástí směrnice o archivaci je i stanovení způsobu úschovy účetních písemností o inventarizaci (Zákon o účetnictví stanovuje archivační dobu inventurních soupisů na 5 let).

A jdeme k praktické části. Existují dva druhy inventarizace.

Fyzická inventura (zjišťuje se přepočtem, převážením, přeměřením)
Tímto způsobem se inventarizuje majetek, zásoby a pokladna.
V praxi má fyzickou inventuru na starosti většinou někdo jiný, než je účetní. V tom případě vám doporučuji před zahájením inventarizace domluvit se zástupcem účetní jednotky přesný postup jednotlivých inventarizačních kroků.

Je v našem zájmu, aby podklady získané fyzickou inventurou měly dostatečně vypovídající hodnotu a posloužily nám pro porovnání na inventuru dokladovou.

Pro tento účel slouží interní směrnice o inventarizaci. Můžeme jí chápat jako určitou “kuchařku”, ve které najdeme popis jednotlivých kroků inventarizace. Její součástí bude každoroční jmenování inventarizační komise (tedy jmenný seznam s rozsahem povinností těch, kdo se na inventarizaci podílejí).

Dokladová inventura (při ní kontrolujeme způsob účtování, doložení průkazných dokumentů, porovnání konečného stavu s výsledky fyzické inventury, porovnání konečných stavů s evidencí na zůstatky příslušných účtů)
Tímto způsobem se inventarizují pohledávky, závazky a přechodné účty.

Další nezbytný krok je tisk Účtového rozvrhu dané účetní jednotky. Důležité jsou hlavně vhodně zvolené analytické účty, popřípadě podrozvahové účty. Pokud tvorbě jednotlivých účtů věnujeme patřičnou pozornost, ušetříme si hodně času při následné inventarizaci účtů.

Pak už se tedy můžeme vrhnout na samotnou inventarizaci. V následujících dílech vám představím to nejdůležitější, co je třeba při práci neopomenout.
Probereme každé téma, řekneme si, jak se vypořádat s případnými zjištěnými rozdíly. Pro tuto chvíli jen prozradím, že inventarizační rozdíly definuje Český účetní standard č. 007.

Na závěr celé inventarizace je třeba vypracovat Inventurní soupis. Jedná se o průkazné účetní záznamy, které popisují provedenou inventarizaci. Ty musí obsahovat zejména:

  • * Popsání průběhu inventarizace
    * Podpis osoby oprávněné za zjištění skutečného stavu a osoby odpovědné za provedení inventury
    * Způsob zjištění skutečných stavů
    * Ocenění majetku a závazků
    * Okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (dnes)
    * Rozvahový den (31.12.)
    * Okamžik zahájení a ukončení inventury (1.9. – 28 .2.)

Podtrženo sečteno, čeká nás pořádný kus práce.

Pro jistotu a přehlednost ještě jednou shrnu celý průběh inventarizace:

  • * Zjištění skutečných stavů majetku a závazků, prověřit ocenění
    * Vyhotovit inventurní soupis
    * Zjistit stavy majetku (využitelnost, technický stav atd.)
    * Prověřit stav pohledávek (splatnost, průkaznost)
    * Provést zápis z inventarizace
    * Vše podepsat a spolu s doklady založit

Hurá! Máme za sebou nudnou teorii.

Zítra se podíváme na první praktické téma: Co dělat, když se nám po vygenerování sestavy Rozvahy nerovná součet aktiv a pasiv.